Unter dem Slogan Wir betreuen Generationen – Gestalten Sie mit uns die Zukunft der Region erbringt die AWO-Lausitz vielfältige Leistungen. Bei 25 Standorten in und um Hoyerswerda ist die Verpflegung der Klient:innen und Mitarbeitenden eine Herausforderung. Es gibt drei Gemeinschaftsküchen, die etwa 800 Mahlzeiten täglich zubereiten. Die Bereitstellung erfordert einen reibungslosen Workflow – von der Bestellung, über den Einkauf und die Zubereitung bis zur Essenausgabe und Abrechnung.
Lange erfolgte dies – ebenso wie die Kostformen bei Unverträglichkeiten – in Papierform: ein enormer bürokratischer Aufwand. Es summierte sich eine erhebliche finanzielle Belastung, nicht zuletzt für die Entsorgung von (Bio-)Abfällen.
So startete die AWO-Lausitz 2023 das Projekt Einführung eines digitalen Verpflegungsmanagements. Mit der Neuorientierung der Gemeinschaftsküchen optimierten sich Prozesse hin zu einer effizienten Organisation. Die Dienstleistungsqualität zu unseren Kunden erhöhte sich deutlich.
Die Automatisierung und Vereinfachung der Abläufe – Bestellung > Einkauf > Ausgabe > Abrechnung und Inventur/Lagerbestand – mit einer maximalen Kostensicherung und Einsparung bei den Entsorgungskosten zeigten schon bald Wirkung: Neue Kund:innen wurden akquiriert (eine Grundschule und ein Gymnasium), das Angebot erweitert (Catering) und bestehende Leistungen verbessert (z.B. Bestellungen via Web Menü).
Dazu mussten zunächst die Anforderungen erfasst, und die IT-Infrastruktur analysiert werden. Weiter wurden Schulungen der Mitarbeitenden zur eigenständigen Nutzung initiiert.
Die Anforderungen an ein nachhaltiges System waren hoch. Benötigt wurden eine bedarfsgerechte Einkaufssteuerung für die einfache Bestellung und der ständige Überblick über den gesamten Einkauf. Eine transparente Budgetkontrolle musste die tagesaktuelle Kalkulation und Budgetplanung sicherstellen. Wichtig außerdem: Die Einbindung von Fremdanbieter:innen – besonders regionaler Partner:innen in der Datenbank mit Möglichkeiten zur eigenen Preisverhandlung.
Es entwickelte sich eine Speiseplangestaltung für einen Intervallzeitraum von jeweils 8 Wochen, verbunden mit einer zuverlässigen Auswahl von Rezepturen, samt Ausweisung von Zusatzstoffen, Allergenen und Kilokalorien. Nachhaltig konnten Produktionsprozesse optimiert, sowie Fehl- und Überproduktion reduziert werden.
Ergebnis: Planungs-, Qualitäts- und Kostensicherheit dank dauerhafter Zeiteinsparung und einer deutlichen Reduktion von Abfallkosten.
Das Digitale Verpflegungsmanagement ermöglicht heute Essenbestellungen von 5 Mahlzeiten (Frühstück, Mittag, Vesper, Abendbrot, Spätstück) im stationären sowie Mittagessen im ambulanten Bereich, den Seniorenwohnanlagen und dem Kita-Bereich. Sonderkostformen können dargestellt und die Speisebestellung erfolgt personalisiert via Handy oder Tablet. Das System ermöglicht eine schnelle, bedarfsorientierte Erfassung aller Bestands- und Neukunden.
Das Digitale Verpflegungsmanagement gewährleistet die ständige Kenntnis des Ist-Bestandes. Sie garantiert Datensicherheit dank hauseigenem Server und bildet eine Schnittstelle zum Klientenerfassungsprogramm, zum Kassensystem und zur Finanzbuchhaltung.
Erreicht wurde eine personalisierte Essensbestellung über Web-Funktion mit responsivem Design. Parallel findet ein stetiges Monitoring statt. Der gesamte neue Workflow wird bis 2025 überall einsatzbereit sein.
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Text: Torsten Sauer/AWO Lausitz
Foto: Auswahl Shutterstock
