Digitalisierung bei der AWO Oberlausitz

Projekt „rückenwind+“ der AWO Oberlausitz und AWO Lausitz

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Ein Laptop steht draußen an einem sonnigen Abend auf dem Tisch

Digitalisierung – wo stehen wir? Können wir uns davor verschließen, weil es so „wie wir es schon immer getan haben“ doch auch funktioniert? Wohl kaum. Gerade in der Sozialwirtschaft werden digitale Lösungen zur Optimierung der Arbeit- und Entwicklungsprozesse immer wichtiger, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und das Unternehmen für die Zukunft sicher aufzustellen.

Im Jahr 2017 rief der Europäische Sozialfonds (ESF) bereits zum 4. Mal zum Programm „rückenwind+“ auf. Die Zielstellung des Aufrufs mit dem thematischen Schwerpunkt „Arbeit 4.0 – Personal- und Organisationsentwicklung vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung“ war die Entwicklung und Umsetzung von praxisrelevanten Ansätzen, die aufzeigen, wie die Herausforderungen einer Arbeitswelt 4.0 in sozialwirtschaftlichen Arbeitsfeldern gestaltet werden können.

Auf dieser Grundlage entstand das Verbundprojekt „Sozialwirtschaft im digitalen Wandel“ gemeinsam mit der AWO Lausitz (Projektträger), der AWO Potsdam sowie der AWO SPI Akademie Leipzig. Für die AWO Oberlausitz stand die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit einem Zusatzmodul für den elektronischen Rechnungsworkflow im Fokus des Projektes.

Ziele und Erwartungen

Neben der Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit und der Verbesserung der Geschäftsprozesse verfolgt die AWO Oberlausitz weitere Ziele, wie die Verbesserung der Unternehmenskommunikation, die Steigerung der Arbeitgeberattraktivität, die Optimierung von Abstimmungsprozessen sowie Kostenreduktion und Nachhaltigkeit.

Neben diesen Organisationszielen stehen auch personelle Ziele im Vordergrund. So soll das DMS als Unterstützungsfunktion für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie dienen. Mobiles, also zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten soll ermöglicht und ein modernes Arbeitsumfeld geschaffen werden. Durch die angestrebten Zeitersparnisse sollen freie Kapazitäten für Kerntätigkeiten der Mitarbeitenden geschaffen werden.

Bei der Auswahl eines passenden DMS lag der Fokus vor allem auf der Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung, die eine revisionssichere und datenschutzkonforme Dokumentenablage und –archivierung ermöglicht. Dabei ist eine einfache und benutzerfreundliche Bedienoberfläche sowie die Anbindung an bestehende Systeme wichtig.

Umsetzung

Die Idee war geboren, Ziele und Erwartungen formuliert, nun ging es an die Umsetzung. Das Projekt startete am 01.08.2018 und sollte am 31.12.2020 abgeschlossen sein. Aufgrund der Corona-Pandemie konnte eine Projektverlängerung bis zum 31.05.2021 erwirkt werden.

Das Projekt gliedert sich in fünf Phasen: In der ersten Phase „Planung & Konzeption“ wurden eine Einführungsveranstaltung sowie die Basisschulung „Digitalisierung“ mit allen 110 Projektteilnehmern durchgeführt. Die zweite Phase „Auswahl DMS“ beinhaltete ein dreistufiges Auswahlverfahren für ein DMS. Anfang 2019 startete die dritte Phase „Umsetzung & Qualifizierung“, in dem das System konfiguriert und parallel getestet wurde. Anwenderschulungen und KeyUser-Schulungen erfolgten. In Phase vier „Einführung & Rollout DMS“ wurde das System stufenweise in allen Fachbereichen des Unternehmens eingeführt. Derzeit befinden wir uns in Phase fünf des Projektes, dem „Projektabschluss“. Dabei erfolgte die Systemabnahme und es wurde eine Verfahrensdokumentation mit den Wirtschaftsprüfern erstellt. Evaluation und Abschlussbericht des Projektes sind noch offen.

Rückenwind Zeitplan

Herausforderungen

Natürlich lief bei der Umsetzung des Projektes nicht alles reibungslos. Die Akzeptanz eines neuen Systems im Kollegium stellte eine Herausforderung dar. Die oftmals nachvollziehbaren Befürchtungen der Mitarbeitenden konnten jedoch durch gute Projektarbeit minimiert werden. Mittlerweile zählt der elektronische Rechnungsworkflow zum Tagesgeschäft in den Einrichtungen. Auch die Schnittstelleneinrichtung mit Drittanbietern gestaltete sich schwieriger als gedacht. Zudem erschwerte die Pandemie die Erfüllung zu erbringender ESF-Vorgaben. So konnten beispielsweise geplante Schulungen nicht vollständig durchgeführt werden.

Ergebnisse & Aussichten

Das DMS konnte als Dokumentations- und Wissensmanagementplattform erfolgreich eingeführt werden und sorgt somit für stetige Prozessoptimierung, verbesserte Transparenz, einheitliche Informationsflüsse und einen barrierefreien Zugang zu Informationen. Zum 01.01.2021 startete die Systemanwendung des elektronischen Rechnungsworkflows im gesamten Unternehmen.

Die Nutzung eines digitalen DMS stellt eine gewinnbringende Lösung für die AWO Oberlausitz und ihre Arbeitnehmer*innen dar. Die Grundlage für eine stetige Erweiterung der DMS-Nutzung wurde für die Zukunft geschaffen. So könnten beispielsweise das Vertragsmanagement, die Personalakte sowie eine erweiterte Dokumentenablage digitalisiert werden. Momentan laufen die Vorbereitungen um das gesamte Bewerbermanagement zu digitalisieren.

Autorin: Franziska Redmann

Der Artikel stammt aus dem Regionalteil AWO Oberlausitz vom Mai 2021

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